L9202-8901 Québec inc./fas Grégoire leblanc, groupe financier (le « cabinet »)
1. Objectifs
- Décrire les normes de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels.
- Détailler les mesures de sécurité mises en place afin de protéger les renseignements personnels.
2. Champ d’application
- Cette Politique s’applique au CABINET, ses administrateurs, ses dirigeants, ses employés et ses conseillers qui exercent leurs activités au Canada.
3. Définition
- « Renseignements personnels » : tout renseignement concernant un individu et qui permet de l’identifier directement ou indirectement, tel que les renseignements sur la situation financière, le mode de vie ou la santé. Sont exclus de cette définition le nom, le poste, l’adresse d’affaires, le numéro de téléphone ou l’adresse de courriel. Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
- La Loi : La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (L.C. 2000, ch. 5) ou les lois provinciales similaires.
4. Principes de confidentialité
4.1 Responsabilité : le CABINET est responsable des renseignements personnels qu’il détient ou qui sont sous sa garde, y compris les renseignements qu’il confie à des tiers aux fins de traitement. Le CABINET exige de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.
4.2 Fins de la collecte des renseignements personnels : Des renseignements personnels concernant les clients doivent être recueillis afin de leur fournir un service de haute qualité. La nature et la sensibilité des renseignements personnels qui sont recueillis varient en fonction des services fournis et des exigences légales auxquelles le CABINET doit se conformer.
Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Par exemple, des renseignements sont recueillis lorsqu’une proposition est soumise ou un placement est effectué.
Les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis sont habituellement pour fournir les produits ou services demandés, confirmer l’identité, prévenir la fraude, etc.
4.3 Consentement : Le CABINET doit informer la personne concernée et obtenir son consentement pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi. Le CABINET doit également obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser ces renseignements personnels à d’autres fins ou pour recueillir des renseignements additionnels.
En règle générale, le consentement est demandé par écrit pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels. Lorsqu’il s’agit de renseignements moins sensibles, le CABINET peut, dans certaines circonstances, accepter le consentement verbal de la personne concernée. À l’occasion, le CABINET peut, selon les actions ou inactions de la personne concernée, présumer que celle-ci a donné son consentement implicite.
Le consentement doit être donné par la personne concernée ou par une personne dûment autorisée à agir en son nom tel un tuteur ou mandataire.
Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Le CABINET informera la personne concernée des conséquences d’un tel retrait, y compris la possibilité pour le CABINET de ne plus pouvoir fournir un service ou traiter une demande en raison de ce retrait. Si la personne concernée choisit de retirer son consentement, ce retrait sera inscrit à son dossier.
Dans certaines situations, le CABINET doit ou a l’obligation de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement. Cela se produit lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou difficile d’obtenir un consentement. Lorsque des renseignements sont recueillis pour enquêter sur une possible rupture de contrat, pour la prévention ou la détection de la fraude, ou pour l’application de la Loi, le fait d’obtenir le consentement pourrait nuire au but de la collecte de renseignements. Dans certains cas, obtenir le consentement peut être impossible ou inopportun si la personne concernée est mineur, gravement malade ou inapte.
4.4 Limitation de la collecte, utilisation et communication : Le CABINET limite la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins expliquées. Les renseignements personnels sont recueillis directement de la personne concernée, à moins que la personne concernée ait consenti à ce que ces renseignements soient recueillis auprès de tiers ou que la Loi l’autorise.
Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Cela signifie que le CABINET ne peut utiliser les renseignements personnels à toute autre fin sans le consentement de la personne concernée, à l’exception des mesures prévues par la Loi. Le CABINET ne peut divulguer les renseignements personnels à quiconque sans le consentement de la personne concernée, à l’exception de ce qui pourrait être requis par la Loi. Les renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à y accéder et pour qui cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
4.5 Conservation : Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ces renseignements sont détruits conformément à la Loi. Lorsque les renseignements personnels sont détruits, le CABINET prend les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.
4.6 Exactitude : le CABINET mets tout en œuvre pour s’assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués.
4.7 Mesures de sécurité : le CABINET a mis en place et continue à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que les renseignements personnels qu’il détient demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et l’accès restreint à ce qui est nécessaire; des mesures physiques (cartes d’accès aux bureaux pour les employés, enregistrement des visiteurs et cartes d’identité, sauvegarde et archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (changement fréquent de mots de passe, utilisation de pare-feu et opérateurs à accès segmenté, etc.)
4.8 Demande d’accès à l’information et rectification : Une personne concernée a le droit de savoir si le CABINET détient des renseignements personnels à son sujet et de consulter ces renseignements. Elle a également le droit de demander la façon dont le CABINET a recueilli ces renseignements personnels, comment ils ont été utilisés et à qui ils auraient pu être communiqués.
Ces renseignements seront fournis à la personne concernée dans un délai raisonnable à partir du jour où le CABINET aura reçu sa demande écrite. Le CABINET peut exiger des frais raisonnables pour traiter la demande.
Dans certains cas précis, le CABINET peut refuser de fournir les renseignements demandés. Les exceptions à un droit d’accès se traduisent notamment par le fait qu’il serait extrêmement coûteux de fournir les renseignements demandés, ces renseignements font référence à d’autres personnes, ces renseignements ne peuvent être divulgués pour des raisons légales, de sécurité ou de propriété commerciale, ces renseignements ont été obtenus dans le cadre d’une enquête sur une possible rupture de contrat ou pour prévenir ou détecter une fraude ou encore que ces renseignements sont protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat ou le privilège relatif à un litige.
Lorsque le CABINET détient des renseignements médicaux concernant la personne concernée, il est possible qu’il refuse de les lui communiquer directement et demande à ce qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé que la personne concernée aura désigné pour les lui communiquer.
La personne concernée peut vérifier l’exactitude et l’intégralité de ses renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la rectification. Le CABINET répondra à toute demande de rectification dans un délai raisonnable.
Toute demande d’accès à l’information ou demande de rectification doit être transmise à l’adresse suivante :
9202-8901 Québec inc.
A/S M. Grégoire Leblanc
5295, rue de Montlieu
Trois-Rivières, QC G8Y 7H2
Télécopieur : 888-781-1609
4.9 Transparence : Le CABINET fournit aux personnes intéressées toute information relative à sa Politique et ses procédures en matière de protection des renseignements personnels. De plus, sur demande le CABINET peut transmettre une copie de sa Politique.
4.10 Préoccupations et plaintes : Une personne concernée peut communiquer avec le CABINET pour toute demande de renseignements ou dépôt d’une plainte concernant sa Politique ou procédures en matière de protection des renseignements personnels
5. Bris ou incident de confidentialité
5.1 Un bris ou incident de confidentialité suppose l’accès non autorisé à des renseignements personnels ou la collecte, l’utilisation ou la communication non autorisée de tels renseignements. Certains cas de bris les plus fréquents se produisent lorsque des renseignements personnels sont volés, perdus ou font l’objet d’un usage inapproprié. Une atteinte à la vie privée peut également découler d’une erreur de procédure ou d’une défaillance opérationnelle.
5.2 En cas de bris ou d’incident, le CABINET prendra les mesures appropriées afin de mitiger les dommages susceptibles d’être causés incluant, le cas échéant, la dénonciation aux personnes et autorités réglementaires concernées.
5.3 Le cabinet consignera dans un registre tout bris ou incident de confidentialité.
6. Révision de la politique
- La Politique doit être revue périodiquement. De plus, chaque fois que d’importantes modifications législatives ou réglementaires ayant une incidence sur le CABINET sont apportées, la Politique doit être modifiée en conséquence.